Dokumentation erstellen
§ 6 Arbeitsschutzgesetz legt fest, dass ArbeitgeberInnen über eine aussagefähige Dokumentation über die im Unternehmen durchgeführten Gefährdungsbeurteilungen und Maßnahmen zum Arbeitsschutz verfügen müssen. Die Anforderungen an die Ausführlichkeit variieren je nach Betriebsart und Gefährdungspotential. In jedem Fall sind aber - unabhängig von der Betriebsgröße - zumindest das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die darauf gestützten Maßnahmen des Arbeitsschutzes und das Ergebnis ihrer Überprüfung zu dokumentieren.
Warum ist eine Dokumentation notwendig und sinnvoll?
Unabhängig von der gesetzlichen Vorgabe gibt es eine Reihe von Gründen, die dafür sprechen, die Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren:
- Die Dokumentation zählt als Nachweis der Pflichtenerfüllung gegenüber den prüfenden staatlichen Behörden und der Berufsgenossenschaft,
- sie sichert ArbeitgeberInnen rechtlich ab: Ereignet sich ein Unfall, kann der/die ArbeitgeberIn mit der Dokumentation nachweisen, dass Gefährdungsbeurteilungen durchgeführt wurden und somit das Unternehmen arbeitsschutzgerecht organisiert ist,
- sie erleichtert es, Maßnahmen, Verantwortliche und die Termine für die Durchführung der Arbeitsschutzmaßnahmen festzuhalten,
- sie hilft, die Beschäftigten über bestehende Gefährdungen zu informieren und im sicherheits- und gesundheitsgerechten Handeln zu unterweisen,
- sie ist die Grundlage für die Arbeit der Fachkraft für Arbeitssicherheit, des/r BetriebsärztIn, und (in Betrieben mit mehr als 20 Beschäftigten) der Sicherheitsbeauftragten und des Arbeitsschutzausschusses.
- sie ist die Grundlage für das Informationsrecht der Betriebs- oder PersonalrätInnen.
Was muss eine Dokumentation enthalten?
Die zu erstellenden Unterlagen müssen folgende Inhalte dokumentieren:
- Zeitpunkt und Personen, die die Gefährdungsbeurteilung durchgeführt haben bzw. beteiligt waren,
- Ergebnisse Ihrer Gefährdungsbeurteilung:
- welche Gefährdungen wurden festgestellt?
- Ausmaß der Gefährdungen:
- wird das Ausmaß gering, signifikant oder hoch eingeschätzt?
- besteht Handlungsbedarf bzw. wie dringlich ist die Beseitigung der Gefährdungen - sofort, kurz-, mittel-, langfristig?
- festgelegte Maßnahmen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes:
- welche Maßnahmen sind durchzuführen?
- wer ist für die Durchführung verantwortlich?
- bis wann sind die Maßnahmen zu realisieren?
- wie und wann wurden die Beschäftigten unterwiesen?
- das Ergebnis der Überprüfung der Durchführung und der Wirksamkeit der Maßnahmen:
- sind die durchgeführten Maßnahmen wirksam?
- müssen zusätzliche Maßnahmen veranlasst werden?
In einigen Spezialvorschriften werden die Anforderungen an die Dokumentation konkretisiert.
Gemäß der Betriebssicherheitsverordnung ist für Arbeitsmittel Art, Umfang und Fristen der erforderlichen Prüfungen zu ermitteln und zu dokumentieren. Wenn die Möglichkeit der Bildung gefährlicher explosionsfähiger Atmosphären besteht, so ist zusätzlich ein Explosionsschutzdokument nach ยง 6 Abs. 9 Gefahrstoffverordnung zu erstellen.
Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ist gemäß § 6 Abs. 8 Gefahrstoffverordnung außerdem zu dokumentieren:
- Ergebnis der Prüfung auf Möglichkeiten einer Substitution
- Begründung, wenn von den Vorgaben einer Technischen Regel für Gefahrstoffe abgewichen wird
- Nachweis der Einhaltung von Arbeitsplatzgrenzwerten
Praxishilfe: Für die Art und Weise der Dokumentation sind im Arbeitsschutzgesetz keine Formvorschriften festgelegt. Wie Gefährdungsbeurteilungen dokumentiert werden können, zeigt beispielhaft dieses Formular. Bei Tätigkeiten mit Gefahrstoffen muss laut § 6 Abs. 8 Gefahrstoffverordnung das Ergebnis der Prüfung auf Möglichkeiten zur Substitution von Gefahrstoffen, dokumentiert werden. Diese Prüfung zur Substitution zählt zu den Grundpflichten gemäß § 7 Gefahrstoffverordnung. Lässt sich eine Substitution unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit nicht durchführen, so sind auch die bei der Prüfung zu Grunde gelegten Erwägungen nachprüfbar zu dokumentieren. Dazu nennt die Technische Regel für Gefahrstoffe TRGS 600 Kriterien, nach denen vorzugehen ist. Weitere Hilfen zur Substitution von Gefahrstoffen (Entscheidung und Dokumentation) bietet die Tabelle Ersatzstoffprüfung sowie die Tabelle Abwägungsgründe für den betrieblichen Einsatz von Ersatzlösungen. Es ist sinnvoll, das Gesamtkonzept der Gefährdungsbeurteilung zu dokumentieren, d.h. Begehungsprotokolle, Erhebungsbögen, Messprotokolle, Unterweisungsmaterialien oder zugrunde gelegte Rechtsbezüge können die Dokumentation ergänzen.
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